Gestión Eficaz del Tiempo

¿Cómo podemos nosotros administrar nuestro tiempo de una manera más efectiva? o deberíamos cuestionarnos antes sobre:

- ¿Qué es para mí lo más importante?
- ¿Qué da sentido a mi vida?
-¿Qué deseo hacer con mi vida?
- ¿De que manera mis principios, mis valores y objetivos, repercuten en mi manera de organizar mis prioridades?

Elegir y Decidir

Una vez hayamos hecho los deberes, y sepamos realmente que nos importa en la vida, cuáles son nuestros valores, nuestros objetivos y nuestra misión, debemos cambiar nuestra perspectiva del tiempo y dejar de hacernos la pregunta equivocada, tomando el tiempo como un aliado, y no como un recurso escaso contra el que luchar y al que hay que sacar más minutos. Nosotros somos los únicos dueños de nuestro tiempo y nosotros lo empleamos como queramos.

Es cierto que tenemos que trabajar, que tenemos que hacer determinadas tareas y responsabilidades que atender, pero al final, la decisión de cómo emplear el tiempo es sólo nuestra. La claridad respecto a las propias prioridades en la vida y en el trabajo se convierte en un faro que ilumina el rumbo. Las prioridades personales o profesionales pueden quedar expresadas en una declaración de misión que incluya tanto el propósito como las creencias o valores. Quien se ha marcado unas metas concretas y las persigue orienta las fuerzas de su subconsciente en la dirección correcta para conseguirlas (auto-motivación y auto-disciplina). La clave está en dos verbos: Elegir y Decidir.

El tiempo lo podemos emplear en lo que queramos, pero hemos de ser conscientes de que elegimos usarlo en esa actividad y del coste que ello conlleva. Por ejemplo, después de una semana dura de trabajo puedo optar por pasarme el fin de semana entre el sofá, la tele y la cama. Esto es un tiempo bien empleado si yo elijo hacerlo, pero será un tiempo mal empleado si quiero hacer otras cosas y luego el lunes me arrepiento de haber pasado este fin de semana. Puedo dedicar una hora de mi trabajo enseñando a un compañero una tarea que yo domine y él no, si yo he elegido hacerlo porque esta actitud está en línea con mis valores y prioridades no me producirá ninguna ansiedad el tener que recuperar mi tiempo una vez acaba mi jornada habitual. Si por el contrario, yo he realizado este gesto sin ningún propósito, sólo reaccionando a una demanda o porque no me atrevo a decir no, mis sentimientos acerca de como he empleado mi tiempo serán muy distintos.

Cómo decía Covey en uno de los siete hábitos para la efectividad (Covey, 1989): “Establezca primero lo primero”, este “Si” interior que hace posible decir “No” a otras cosas. Nos referimos a dedicar más tiempo a esta tercera generación que nos habla el autor de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las actividades y pararnos si es necesario en “afilar la sierra” para poder aserrar de una manera más eficaz.

Hemos de sacar tiempo para pensar y fijar mis objetivos. Estos pueden parecer una pérdida de tiempo a corto plazo, pero a la larga nos ahorrarán tiempo.

Si tenemos metas y objetivos, tendremos una brújula interior que nos guía hacia ellos y nos ayudará a tomar las decisiones. Si no tenemos metas ni objetivos, iremos sin rumbo y no tendremos ningún control sobre el puerto al que arribemos. En la planificación semanal o mensual, lo primero que hemos de hacer es fijar un tiempo para las tareas importantes, y el resto de las tareas ya las colocaremos en los huecos que vamos dejando. Si no hacemos esto, lo que ocurrirá es que nunca encontraremos tiempo para ellas. Notad que tareas importantes son también pasar tiempo con la familia, tiempo para nosotros, nuestros hobbies o formarnos.

Covey (1989) ejemplarizaba con un cubo mostrándonos que si metemos primero las cosas importantes (piedras grandes) y las ordenamos, las tareas pequeñas del día a día, se irán introduciendo sin problemas en los huecos que tengamos. Si llenamos el cubo con el día a día (piedras pequeñas), será imposible meter las piedras grandes porque no hay sitio. El tiempo es como el ejemplo, si llenamos primero la agenda con tareas no importantes, luego no encontraremos nunca tiempo para las cosas importantes. Sin embargo, si primero planificamos las tareas importantes, las menos importantes las podremos realizar en los huecos que quedan. De esta forma, me aseguro que siempre hago todas las cosas importantes, y si se queda algo sin hacer, será de poca importancia.

El principal ladrón del tiempo es nuestra propia mente

Nos tiramos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que posiblemente no ocurrirán nunca. La ley de Perls intenta agrupar las cosas que nos preocupan:

Según el gráfico, sólo nos debería preocupar 8% de las cosas. El preocuparnos por el resto no nos ayuda en nada ya que no podemos hacer nada y lo único que hace es consumir nuestro tiempo y nuestra energía. Si analizamos nuestros diferentes roles en la vida padre, madre, hijo/a, responsable de un equipo, compañero/a de trabajo, amigo/a, marido/esposa será inevitable tener que anotarlo en nuestra agenda en el cuadrante de cosas importantes aunque no urgentes acciones tales como, dedicar un tiempo a pasarlo con un amigo, hacer deporte, ir a comprar determinados productos que consideremos importantes para nuestra alimentación, preguntar a nuestro compañero/a sentimental por su entrevista de trabajo, dar feedback a un subordinado, dedicar unas horas para relajarnos o meditar o acompañar a nuestros hijos al cine.

Si a este cúmulo de acciones, les sumamos otras de ámbito laboral tales como unas cuantas reuniones, unas cuantas tareas estratégicas y algunas ordinarias y unas cuantas llamadas, ya tenemos lo verdaderamente importante de nuestra semana. Pero siempre seremos nosotros quienes hemos hecho la planificación, son nuestras piedras grandes en el cubo, sólo cabrá ver cuantas pequeñas entran y las otras, no entran! Por ejemplo, no entra la cena con estos conocidos que no me aportan nada, no entra ir de compras si creo que necesito descansar, no entra poner en marcha este proyecto porque yo no lo he elegido entre mis prioridades para este año.

En conclusión, si lo hacemos bien, la cosa puede ser sencilla. Primero, se trata de definir qué roles son importantes para la vida de cada uno: en lo profesional, en lo familiar, en lo social… hay que identificar qué aspectos como persona son relevantes para nosotros.

Luego, cada semana, tenemos que definir: qué tareas son importantes para crecer en cada uno de esos roles, ¿qué tengo que hacer para ser mejor profesional?, ¿qué tengo que hacer para ser mejor padre o marido?, ¿qué tengo que hacer para ser mejor amigo? Y procedemos a situar esas tareas en un planning semanal.

Resulta sorprendente, al hacer ese ejercicio, como “lo importante” ocupa menos espacio del que nos creemos. Es decir, hacer “lo importante” no nos va a llevar toda la semana, ni mucho menos. Queda espacio más que suficiente para atender otras cosas menos importantes pero más del día a día: reuniones, llamadas, imprevistos, etc. Además, con la visión semanal, podemos tener flexibilidad para mover las tareas (si no se puede hacer el lunes, quizás entre el martes).

Para terminar les hacemos partícipes de 5 consejos tomados de las lecturas y cursos sobre este tema. No son los típicos que se esperan encontrar, pero pueden ser muy eficaces:

1. Aprenda a asimilar las decepciones: No le de más vueltas, cuando un tema se cierra de un modo que le crea contrariedad, piense sólo si pudiera haber hecho algo que no hizo en su beneficio, si es así, téngalo en cuenta para la próxima ocasión.
2. Aprendamos a reponernos rápidamente de una ofensa:¿Cuánto dedica a reponerse de todas estas cuestiones que considera ofensas y permite que le alejen de sus verdaderos propósitos?
3. Aprendamos a inspirar rápidamente confianza: Piense que poco tiempo hay que emplear cuando nuestro interlocutor confía en nosotros. Ya tiene parte del trabajo realizado.
4. Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros.
5. Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc.

Una gestión de prioridades coherente, sobre la base de los principios indicados, no sólo hará que mejoren notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de la vida. En este sentido la cuestión no es si tenemos que gestionar el tiempo sino administrarnos a nosotros mismos hacia que cosas queremos dedicar nuestra atención.

Fuente: Artículo publicado por João Simões Neto y Gloria Coma en http://www.rrhhmagazine.com.

João Simões Neto, Human Resources Business Partner y master en Dirección de Recursos Humanos por EAE Business School.
Gloria Coma, Human Resources Assistant Postgrado de Coaching y Liderazgo Personal por Universidad de Barcelona